- menu sluiten -

3 tips voor optimale digitale communicatie meldingen eikenprocessierupsen

Tijdens het hoogseizoen van de eikenprocessierupsen ontvangen de gemeentes een hoog aantal meldingen. Door de directe invloed op de leefomgeving maken inwoners massaal melding en dat wilt u als gemeente zo goed mogelijk oplossen. Het is vaak een uitdaging om alle inwoners op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen, zeker omdat de aanpak vaak op één moment wordt ingepland. Een terugkoppeling individueel is daardoor niet altijd mogelijk. Straatbeeld Online heeft de tips om inwoners beter op de hoogte te houden bij meldingen over de eikenprocessierupsen;

Roderick de Wit
Roderick de Wit
-
15 Juli 2019

1. Maak een actiepagina aan op de website

Maak op de gemeentewebsite een pagina aan en maak een duidelijke link vanuit de homepage. Op de pagina komen de volgende items aan bod;

  • Hoe kunt u als inwoner een melding maken?
  • Wat zijn de vervolgstappen?
  • Wanneer is de melding opgelost?
  • Wat kunt u als inwoner doen en wat moet u vooral niet doen?
  • Wat gaat de gemeente doen om dit in de toekomst te voorkomen?
  • Achtergrondinformatie over de rups.

2. Geef informatie tijdens het meldproces

Geef duidelijk informatie tijdens het maken van de openbare melding. Niet alleen welke actie er op korte termijn wordt ondernomen, maar ook wat er op lange termijn wordt gedaan. Vertel tijdens het meldproces duidelijk wat er gaat gebeuren en wat de inwoner kan verwachten. Dit zorgt ervoor dat er begrip komt voor het hoge aantal meldingen, en dat u als gemeente deze dus niet altijd direct kunnen oplossen.

3. Houd de terugkoppeling helder en duidelijk

Na het maken van een melding is het belangrijk om de inwoners op de hoogte te houden over wat er met de melding wordt gedaan en wat de actuele status is hiervan. Bij een hoog aantal meldingen is het verstandig om een standaard tekst op te stellen die aangepast kan worden per melding. Dit zorgt voor eenduidige informatie en zo kan er sneller worden gereageerd.

Ook als een melding niet direct kan worden opgelost is de communicatie belangrijk. Geef duidelijk aan binnen welke periode de gemeente verwacht de melding op te lossen en welke stappen hiervoor worden genomen. Op deze manier zorgt u ervoor dat nieuwe vragen meteen beantwoord worden.

Tot slot

Door het hoge aantal meldingen is een gemeente niet altijd in staat om op alle meldingen te reageren. Hierdoor kan snel de impressie bij inwoners ontstaan dat een gemeente onvoldoende doet om de eikenprocessierups tegen te gaan.

Door duidelijk te communiceren wat er met de melding wordt gedaan en de inwoners op de hoogte te houden, wordt er meer begrip gecreëerd bij de inwoners. Ze begrijpen dat de gemeente er alles aan doet om de melding zo snel mogelijk af te handelen en dat levert meer begrip en dus een betere band met de inwoners op.

Wilt u de communicatie van openbare ruimte optimaliseren? Neem dan contact op met Straatbeeld Online voor een vrijblijvende demonstratie.